Définition

Accès ou Habilitation

Droit du donneur d'ordre à consulter ses archives

Administration

Ce terme, dans le langage courant, désigne l'ensemble des services publics, quelque soit leur niveau et leur fonction

Adressage

Attribution aux unités d'archives d'une localisation précisément référencée

Analyse

Etape essentielle de la description archivistique, consistant à résumer les éléments principaux d'un document selon des règles préétablies

Annotations "Post it"

Ces annotations autorisent la rédaction de notes sur le document à l'écran sans toucher à l'intégrité du document

Archivage

Processus comprenant pour le prestataire, la prise en charge, l'identification, le classement, le tri, l'inventaire, la conservation et la communication des documents produits ou reçus par le donneur d'ordre

Archives courantes

Documents d'utilisation habituelle pour l'activité des donneurs d'ordre qui les ont produits ou reçus et faisant l'objet de manipulations et consultations très fréquentes

Archives définitives

Documents qui ont subi les tris et les éliminations (prévus par les règlements) et qui sont à conserver sans limitation de durée.

Archives intermédiaires

Documents qui ont cessé d'être considérées comme des archives courantes et qui ne peuvent, en raison de leur intérêt et/ou des textes légaux et réglementaires(durées de conservation), faire l'objet d'élimination

Base de données

Ensemble de fichiers munis d'index permettant l'accès aux informations recherchées

Bordereau d'élimination

Liste détaillée des unités d'archives à détruire

Bordereau d'enlèvement

Liste détaillée des archives à prendre en charge par le prestataire

Bordereau de versement

Liste détaillée des archives remises à un service d'archives ou à un prestataire

Capture

Opération qui permet de choisir des informations parmi d'autres sur un document

Certificat d'élimination

Document par lequel le prestataire atteste de l'exécution, à la date convenue et sur ordre écrit du donneur d'ordre, de la destruction physique des unités d'archives désignées préalablement par celui-ci

Charte d'archivage

Ensemble des règles et méthodes d'archivage définies selon les besoins du client

Classement

Procédure consistant à regrouper les unités d'archives conformément au plan de classement et/ou aux tableaux de tri

Communicabilité

Communicabilité possibilité de mettre les documents sous les yeux du lecteur avec les lois et règlements. Le délai de communicabilité est la durée à l'expiration de laquelle un document est communicable

Communication

Ensemble des moyens et procédures mis en ouvre par le prestataire pour permettre au donneur d'ordre d'accéder à ses archives

Conservation

Fonction essentielle des services d'archives, consistant à assurer l'intégrité physique des documents confiés à leur garde

Cotation

Opération qui consiste à doter un article de sa côte. Côte : élément d'identification correspondant à la place de l'article dans le cadre de classement et à son adresse dans les magasins

Dossier

Ensemble de documents constitué soit organiquement par le producteur, soit par regroupement lors du classement aux archives. Il peut être réparti dans une ou plusieurs unités de conditionnement et constitué de 1 ou n articles

Durée de conservation

Durée imposée par le droit et/ou choisie par le donneur d'ordre, au terme de laquelle les documents peuvent être détruits

Elimination

Prestation consistant à détruire, à la demande d'un donneur d'ordre celles de ses archives dont il a fourni la liste écrite. L'élimination confidentielle consiste à rendre inaccessible et impossible à reconstituer le contenu des documents

Externalisation

Transfert par un donneur d'ordre, dans le cadre d'un contrat, de la gestion et de la conservation de ses archives à un prestataire extérieur

Fantôme

Pièce remplaçant dans les magasins les articles en déplacement

Fonds d'archives

Ensemble de documents qu'une personne, physique ou morale, à produit ou reçu dans l'exercice de ses activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d'une utilisation éventuelle

GED

La GED (Gestion Electronique de Document) est un ensemble d'outils et de techniques répondant aux besoins suivants : acquisition, indexation, classement, recherche, restitution/consultation, modification, diffusion, et stockage de documents à partir d'applications informatiques dans le cadre normal des activités de l'entreprise

GED Cold

La GED Cold (Computer output on laser disc) concerne le stockage et l'archivage de toutes sortes d'informations produites par des applications sous formes d'états, de documents (états comptables, documents commerciaux, documents financiers, bulletins de salaire, relevés de transaction...) ou d'enregistrements sur disque optique numérique ou supports équivalents

Gestion des codes barres

La gestion des codes barres nécessite un module spécifique capable de traiter les informations reconnues par des appareils de lecture adaptés (douchettes) et de piloter des imprimantes spécifiques pour la sortie des étiquettes

Gestion sur site

Exécution de prestations d'archivage dans les locaux du donneur d'ordre par du personnel de prestataire

Index

Liste alphabétique de mots clés sous forme écrite ou informatisée

Insertion

Ajout de document fournis par le donneur d'ordre dans une ou plusieurs unités d'archives existantes déjà conservées par le prestataire

Instrument de recherche

Document établi par le prestataire ou par le donneur d'ordre et donnant la liste référencée de toutes les unités d'archivage prises en charge par le prestataire pour en permettre l'accès. La forme et le niveau de description sont fixés contractuellement avec le donneur d'ordre

Inventaire

Liste des éléments constitutifs d'un ou de plusieurs fonds

LAD

(Lecture Automatique de Documents). Variante de l'OCR qui se limite au traitement des formulaires dont le cadre géométrique bien défini permet de restituer une information structurée

Numériser

Action de conversion de documents (papier) sous forme électronique au moyen d'un numériseur ou scanner

OCR

Module de reconnaissance optique de caractères qui permet de traiter un document scanné afin de le transformer en caractères ASCII exploitable par un progiciel bureautique : on passe d'un fichier image à un fichier texte

Outils de gestion

Ensemble de documents assurant la bonne tenue des archives (registre des entrées et sorties, statistiques, feuilles fantômes, ...). Ces documents sont facultatifs, ils peuvent se présenter sous forme papier, électronique ou en logiciel

Plan de classement

Liste ou tableau présentant de façon méthodique et structurée l'ensemble de la production d'archives, présente et à venir du donneur d'ordre

Plan de rangement

Proposition d'organisation physique des archives dans les locaux d'archivage

Procédures d'archivage

Ensemble de règles définissant les modalités d'archivage d'un organisme favorisant la collecte, la gestion la traçabilité et la pérennité du fonds. Ce document répond aux questions : Qui fait ? Quoi ? Quand ? et Comment ?

RAD

(Reconnaissance Automatique de Documents). La RAD identifie automatiquement le type de document ou de formulaire (de structure fixe ou variable) à partir de son image numérisée

Prise en charge

Ensemble des opérations nécessaires au transfert des archives d'un donneur d'ordre chez un prestataire, exécutées conformément aux modalités définies contractuellement

Recherche en texte intégral

La recherche en texte intégral se fait sur l'ensemble de mots contenus dans les documents en excluant les mots vides de sens tels que les prépositions, les articles, etc.

Records Management

L'ensemble de mesures visant à l'économie et à l'efficacité dans la création, le tri, la conservation et l'utilisation des archives

Récolement

Liste topographique des archives conservées dans un local ou un bâtiment et permettant d'en effectuer le pointage physique. Opération consistant à établir cette liste

Réintégration

Retour ou rangement d'une unité d'archives chez le prestataire après sa communication

Saisie

Processus par lequel les données sont entrées dans l'ordinateur

Série W

Suite de versements ouverte, réglementairement constituée des documents postérieurs à 1940, où la côte est dépourvue de toute signification classificatoire. On peut s'y repérer soit par un système de recherche fondé sur la caractérisation et l'identification du contenu par des termes d'indexation, soit grâce au regroupement méthodique des bordereaux par service versant

Signature électronique

Système de chiffrement d'un message qui garantit l'authenticité et l'intégrité des données

Sortie définitive

Sortie du stock, tant physique qu'informatique, de tout ou partie des unités d'archives, soit pour élimination, soit pour restitution au donneur d'ordre

Spool

Ce sont les images d'impression qui sont ensuite acheminées vers une imprimante

Tableau de gestion / Tableau de tri

Tableau complet comportant la durée de conservation des documents et également les indications concernant les modalités de traitement de ces documents

Thésaurus

« Langage établi, a priori commun, normalisé, structuré, qui traduit en termes d'indexation ou de recherche tout concept devant entrer ou sortir d'un système documentaire donné " (AFNOR, Z 47-100)

Traitement

Ensemble des opérations par lesquelles l'archiviste assure la mise en ordre des documents et la mise à la disposition des lecteurs

Tri

Opération consistant à regrouper et / ou séparer les unités d'archives en vue d'en effectuer respectivement le classement ou l'élimination

Troncature

La troncature permet de caractériser un ensemble de mots possédant des lettres communes

Unité d'archives

Eléments identifié dans le système d'information

Versement

Ensemble de documents transférés en une seule fois du service qui les a rassemblés au service d'archives comptent pour les recevoir

Workflow

Le workflow permet de gérer la diffusion des documents se trouvant dans une base par messagerie électronique pour consultation et, le cas échant, la circulation ordonnance ou non des documents pour l'approbation

WORM

(Write Once Read Many) ou enregistreur de CD-WORM (CD-R pour les anglo-saxons), enregistrable une fois, lisible n fois