Notre coeur de métier: étapes de l'externalisation de vos archives
1 - Enlèvement des archives
- Planification de l'intervention,
- Logistique assurée par A.G.O. sans rupture de charge,
- Conditionnement en conteneurs avec gestion de la traçabilité,
- Repérage des archives enlevées pour permettre la communication d'archives avant inventaire.
2 - Inventaire des archives
- Saisie d'inventaire selon plan d'archivage pré-établi,
- Choix des méthodes d'archivage appropriées à chaque contexte (saisie photo, pointage informatique,...),
- Communication d'inventaire au client sur divers supports,
- Intégration de l'inventaire dans la base de gestion A.G.O..
3 - Mise en conservation sécurisée
- Entrepôts sécurisés (détection incendie, intrusion, ...),
- Mode de conservation adapté à chaque nature d'archives : Conteneurs anonymes (identification code-barre ou rayonnage) pour les archives vivantes (fréquement consultées),
- Classement des archives par durée de conservation pour optimiser la destruction (réduction des volumes).
4 - Consultation et communication d'archives
- Consultation et demande de communication d'archives accessibles via Archiweb'AGO,
- Gestion hiérarchisée et sécurisée des Droits d'Accès (habilitations),
- Communication physique ou numérique (voir § Dématérialisation),
- Délais de livraison : 4h ou 24h.
5 - Élimination fin de conservation
- Proposition d'élimination pour validation client,
- Destruction confidentielle ou conventionnelle.
